Experiencias en la implementación y operación de una Oficina de Administración de Proyectos.

Por Aura I Villagrana Gómez, MBA, PMP ®

Las Oficinas de Administración de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) han tomado un papel preponderante en las organizaciones, donde requieren como parte de su estrategia, que los proyectos proporcionen el máximo valor al cumplimiento de sus objetivos; debido a esa necesidad, las PMO´s se enfrentan a distintos retos para que su función retribuya lo esperado por éstas.

De acuerdo a diferentes fuentes, podemos resumir que una Oficina de Administración de Proyectos, es una unidad de la Organización cuya responsabilidad es asegurar el correcto uso de los procesos, herramientas y metodologías en los proyectos aprobados, bajo un marco de gobierno para su definición, control y seguimiento, además de ser soporte al cumplimiento de la Estrategia de Negocio.

El Project Management Institute (PMI) constantemente realiza estudios para evaluar a la profesión en Administración de Proyectos, en uno de éstos, en conjunto con Boston Consulting Group, el estudio concluyó que las Corporaciones requieren de las PMO’s  lo siguiente:

• Enfoque en las iniciativas críticas
• Procesos sencillos y enfocados de administración de proyectos.
• Fomento de desarrollo de habilidades y capacidades en proyectos.
• Promover una cultura de cambio.

Asimismo, en el último análisis del PMI en su edición de *PMI’s 2017 Pulse of the profession® las organizaciones han identificado que contar con una PMO proporciona un enorme valor, dando como resultado que el 71% ya cuentan con una Oficina de Proyectos; aunque aún existe mucho trabajo en la transformación y promoción de una cultura de cambio,  se observó que el 54% de los líderes de PMO identifican que aún existen brechas en la comprensión de los beneficios e importancia de la administración de proyectos en la operación.

Si bien aún existe mucho camino por andar, la presencia de las PMO’s se hace más evidente ya que se ha visto un incremento en la efectividad del cumplimiento de los objetivos de los proyectos, en este mismo estudio delPMI’s 2017 Pulse of the profession®, analizando el desempeño de Organizaciones clasificadas como campeonas en el uso de metodologías de administración de proyectos, éstas logran el 80% de efectividad en el cumplimiento de sus proyectos además de que el 81% cuentan con una PMO, por lo que podemos deducir que la alineación de la organización con su estrategia y su ejecución a través de proyectos, el contar con procesos, metodologías y una función dedicada a la administración, proporciona el máximo valor.

Podríamos buscar, más beneficios de una Oficina de Proyectos y el contar con procesos, herramientas y metodologías de proyectos, pero ¿Qué debemos considerar para que podamos contar con una PMO que asegure su razón de ser?

En mi experiencia en oficinas de proyectos, así como en la definición y ejecución de proyectos, para poder construir confianza y valor de la PMO, se debe contar en las organizaciones lo siguiente:

La Organización

Estrategia: Las instituciones y empresas deben contar con una claridad de su misión, visión y objetivos estratégicos, para que con ello se identifiquen las iniciativas prioritarias que coadyuven al cumplimiento de su estrategia, a fin de establecer adecuadamente el rumbo a seguir.

Patrocinio: Ligado a la estrategia, se debe contar con el soporte de la alta dirección, para que se permee visiblemente la relevancia de la estrategia y sus iniciativas, así como el apoyo en el uso de los métodos, procesos y herramientas que se requieren para facilitar el logro de estos objetivos.

Alineación de los proyectos a la estrategia: se deben contar con prácticas, donde se asegure que los proyectos que se van a desarrollar, realmente van a dar un valor, gracias a que contribuyen con los objetivos estratégicos;  esto contempla además de procesos y herramientas, comités donde la intervención y participación de la alta dirección realmente esté consciente de los proyectos a ejecutar, con ello, además de asegurar la alienación estratégica, también contribuye al  compromiso en el Patrocinio. En este punto las Oficinas de Proyectos pueden iniciar su intervención, a fin de soportar el proceso para la definición, selección y priorización de los proyectos que serán sujetos a la administración de la PMO.

La Oficina de Administración de Proyectos

Metodología de Administración de Proyectos: Dentro de la organización se debe contar con los facilitadores y los mecanismos necesarios, que coadyuven a que los proyectos incrementen sus posibilidades de éxito en el cumplimiento de sus objetivos, esto considera: procesos, metodologías y herramientas. La PMO juega un papel relevante en asegurar que esta metodología esté alineada y actualizada de acuerdo a las necesidades de la Organización.

Disciplina con conciencia: Parte del éxito en la implementación de procesos y herramientas de administración de proyectos, es la disciplina en su uso y es ahí donde se podría presentar la resistencia al cambio, ya que se requiere dar un seguimiento y control a que los proyectos cumplan con los procesos y metodologías, de ahí el reto de balancear ese control para que se vea su beneficio y no como cumplir para evitar sanciones por la no conformidad.

Estrategia de Comunicación: como un pilar en la transformación y cambio cultural, la comunicación es una herramienta que facilita a las PMO’s a la demostración de los beneficios de la administración de proyectos, así como generar la consciencia de su uso y el rol que tienen los diferentes actores, para que la Organización pueda cumplir con los proyectos y por lo tanto con la estrategia definida.

Educación y Capacitación en Administración de Proyectos: como otro pilar en el cambio cultural es asegurar que las personas cuentan con los conocimientos en los procesos, herramientas, técnicas y metodologías asociadas a la administración de los proyectos, esto se da a través de la capacitación y el acompañamiento en su aplicación adecuada, es ahí donde las PMO’s tienen un papel preponderante para asegurar que todos los involucrados cuenten con este conocimiento.

Estos puntos antes mencionados, son solo algunos con los que los responsables de las Oficinas de Administración de Proyectos deben poner especial atención, para que puedan cumplir con su labor y así justificar el valor de su función, podemos no solamente demostrarlo con la estadística ya mencionada en este artículo, pero el momento de verdad es cuando las instituciones y empresas, empiezan a ver la diferencia en el cambio cultural y más proyectos se logran con el mínimo de desviaciones en tiempo y costo.

Por último, el Mayor Factor Crítico de Éxito de una Oficina de Administración de Proyectos es sin duda el Patrocinio de la Alta Dirección y la visibilidad de su Compromiso en la Organización, no solo para poder facilitar su labor como PMO, si no cumplir con su Estrategia.

Si estás interesado en implementar una PMO nosotros te podemos apoyar ¡Contáctanos!