El PMO Symposium 2014 por el Project Management Institute, Miami, Florida

Durante 4 días en el mes de noviembre de 2014, se llevó a cabo el PMO Symposium 2014 organizado por el Project Management Institute en la ciudad de Miami, Florida, en EU, al cual asistimos como empresa con la representación de su servidor.

Primero definamos lo que es una PMO o Project Management Office (Oficina de Dirección de Proyectos). Una PMO es una estructura organizacional insertada al interior de una empresa o institución que tiene como misión controlar, supervisar y apoyar la ejecución de los proyectos, con el objetivo principal de contribuir a los objetivos estratégicos. En palabras más simples, la PMO se encarga de que los proyectos de una organización se ejecuten de manera eficiente y eficaz y se mantengan alineados con las metas del negocio.

El PMI desde hace algunos años ha llevado a cabo este simposio anualmente con el propósito de ir evolucionando la práctica de las Oficinas de Dirección de Proyectos. En el 2014 el simposio consistió en una serie de conferencias y actividades que proporcionaron información muy útil para las que participan en PMOs, para organizaciones que tienen o quieren una PMO y para empresas de consultoría que trabajan con PMOs.

El simposio se llevó a cabo en los salones del hotel Fontainebleau de Miami Beach, y Alpha Consultoría tuvo presencia en el piso de expositores a través del apoyo del equipo del Consultant Registry del PMI. El Consultant Registry es un programa del PMI que apoya y regula a las empresas de consultoría que cumplen con ciertos estándares de calidad y son recomendadas para que sean contratadas por las organizaciones con necesidades de consultoría en materia de Dirección de Proyectos.

El nacimiento del concepto de la PMO se puede rastrear hasta 1997 cuando se crearon los primeros organismos que usaron este término y han sido de lento desarrollo a través de los años. Hasta hace aproximadamente 5 años la definición de PMO era la indefinición. En materiales de diferentes autores se podían encontrar definiciones contradictorias y en los cursos relativos a las PMOs había una gran diversidad de procesos y maneras para llegar al resultado esperado.

Sin embargo, de 5 años para acá, el PMI se ha puesto las pilas patrocinando a varios grupos de trabajo y de investigación con el propósito de estandarizar la práctica de las Oficinas de Proyectos. Actualmente existen varios documentos emitidos por el PMI en los que se expresan los resultados de las investigaciones entre los cuales están:

Al día de hoy ya se pueden establecer algunos estándares claros en lo que se refiere a los procesos de una PMO. Hay un consenso en que existen 27 funciones y procesos comunes a la mayoría de las PMOs. Así mismo se puede establecer que hay 3 tipos principales de PMOs: Estratégica, Táctica y Operativa.

La PMO Estratégica tiene el foco en las actividades de alto nivel, típicamente rinde cuentas directamente a la alta dirección de las organizaciones y tiene como objetivo principal vigilar y alinear a los proyectos que contribuyen de manera directa al negocio y la planeación estratégica.

La PMO Táctica tiene el foco en un área específica de la organización, por ejemplo el área de TI o el área de construcción, se encarga de administrar el portafolio de proyectos del área en cuestión y apoya a la ejecución de los proyectos a través del análisis conjunto de riesgos, recursos y prioridades. Reporta típicamente al director del área.

La PMO Operativa tiene el foco en uno o algunos proyectos específicos de gran relevancia para la organización, trabaja a nivel cancha con los Project Managers apoyándolos y coordinándolos para alcanzar de manera eficiente los objetivos de los propios proyectos en tiempo, costo y calidad. Típicamente reporta al patrocinador del o los proyectos específicos. De las 27 funciones y procesos típicos de una PMO se puede mapear su contribución en mayor o menor grado a los diferentes tipos de PMO por lo que una PMO estratégica tendrá funciones y procesos diferentes a los de una operativa, aunque al final hay procesos que contribuyen a los tres tipos.

El simposio contó con la colaboración de expositores de gran renombre entre los que se encontraron directores de PMOs de organizaciones privadas y públicas de Estados Unidos y notables oradores de organizaciones entre las cuales destacan la NASA, South West Airlines y Harvard Business School.

Se realizaron varios eventos de networking con la tradicional buena mano del PMI para la organización y una sesión visitas de campo a diferentes lugares de interés en la ciudad de Miami. Personalmente me tocó acudir al campo de los Miami Marlins, un estadio de béisbol de reciente construcción en el que nos presentaron el proceso de construcción y los grandes retos que tuvieron que superar para construir un estadio con techo corredizo en una ciudad que es visitada frecuentemente por grandes huracanes.

En general una gran experiencia recomendable para los que nos dedicamos a la gestión de proyectos con particular foco en el desarrollo de las Oficinas de Dirección de Proyectos. Recomendable asistir al Simposio 2015 que se realizará en noviembre en la ciudad de Phoenix, Arizona.