Conoce el Triángulo del Talento

Desde el nacimiento como disciplina de la Dirección de Proyectos, el concepto del Triángulo de Elementos Fundamentales (también conocido como Triple restricción) – Alcance, Tiempo y Costo; ha sido un elemento fundamental para comprender la dinámica del comportamiento de un Proyecto y el tipo de actividades de gestión que se deben desarrollar para alcanzar el éxito. Inclusive, esta triangulo de elementos definen propiamente el éxito. Si satisfacemos el Alcance del proyecto, dentro del tiempo planeado y costo aprobado, entonces sabremos que hicimos un buen trabajo.

De manera más reciente, el Project Management Institute (PMI®) ha divulgado un nuevo triángulo llamada el Triángulo de Talento (Talent Triangle), enfocada éste, a describir las habilidades esperadas de un Director de Proyectos (Project Manager) y su equipo, más que a elementos que conformen al proyecto mismo.  Debido a la gran competencia que existe en el mercado actual, el PMI argumenta que un Project Manager exitoso es aquel que domina conocimientos técnicos (incluyendo conocimientos de dirección de proyectos) demuestra habilidades de liderazgo y posee el conocimiento para el desarrollo de estrategias de negocio.

Ahora, veamos las cosas desde el otro lado del espejo. ¿Es posible garantizar el éxito de un proyecto si poseemos el conocimiento adecuado, contamos con las habilidades necesarias,   realizamos una planeación meticulosa y tenemos control absoluto sobre el tiempo, costo y alcance? ¡No necesariamente!  Por mayor preparación que tengamos, durante el desarrollo del proyecto, los problemas y obstáculos aparecerán en nuestro camino hacia la realización del valor que esperan nuestros clientes.  Muchos de estos problemas son el resultado de lo que yo llamo:

“El Triángulo Maligno”

Complejidad, Incertidumbre y Variabilidad. Los Proyectos altamente complejos, con cambios constantes en su entorno y alcance, enfrentados a altos niveles de incertidumbre, son cada vez más comunes hoy en día, cuando las organizaciones se esfuerzan en entregar el mayor valor a sus stakeholders.

El Nivel de incertidumbre es inherente a todos los proyectos, debido a que se trata de esfuerzos únicos y la inestabilidad impera en nuestros proyectos debido al ambiente dinámico y volátil que actualmente enfrentamos. Enfrentar y controlar estos tres elementos debería ser el centro de nuestra atención como Directores de Proyecto, tanto durante la planeación así como en la ejecución y el control de las fases del proyecto.  En términos simples y sencillos, todo lo que hagamos en un proyecto, debería incluir una estrategia eficaz para minimizar la complejidad, reducir la incertidumbre y la variabilidad si es que deseamos tener éxito. ¿Cómo hacerlo entonces?

El lema para la complejidad sería “Divide y Vencerás” (divide et vinces). Entre mayor sea el uso de herramientas como el WBS para descomponer y entender cada elemento del proyecto, mayor será nuestra capacidad para delegar responsabilidades sobre el cumplimiento de los entregables. Sin embargo es fundamental evaluar cada decisión en términos del impacto al proyecto y no sólo en función del tiempo y costo, es importante traer a la luz la repercusión que tendrá en la complejidad del sistema. Recuerda que en La Teoría de Sistemas Complejos (Johnson 2007) sostiene que el valor es agregado cuando pensamos en términos de un acercamiento matricial.

La gestión de riesgos es la ciencia de lidiar con la incertidumbre, por tanto debe ser una parte integral de los esfuerzos de planeación y control.  El nivel de riesgo de un proyecto es directamente proporcional al nivel de incertidumbre del mismo.  Algunos proyectos, por la naturaleza de sus entregables y actividades, tienen naturalmente un mayor grado de incertidumbre.  Aquellos proyectos que utilizan una tecnología nueva o cuando no los hemos ejecutado en condiciones similares en el pasado, tendrán siempre un mayor nivel de incertidumbre. Establece un proceso forma de planificación y control de riesgos para evaluar y reducir cada uno de los riesgos del proyecto. Una opción para la gestión del riesgo, es el proceso de 6 pasos definido en A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). Cada acción que realices y cada decisión que tomes deberá contribuir a reducir la incertidumbre.

Primero, busca generar el mejor plan de proyecto posible. Trabaja diligentemente en la recopilación de requisitos, involucra a tu equipo en la definición del alcance y trabaja con los interesados para fijar las especificaciones, una vez que se haya alcanzado una buena línea de base. Mientras más estable y robusto sea tu plan desde el inicio, habrá menos posibilidades de que el proceso de ejecución sea interrumpido por solicitudes de cambio. Posteriormente, construye un procedimiento de control de cambios que todos los interesados deberán seguir si quieren hacer algún cambio. Trabaja con tu equipo para proteger la estabilidad del alcance, tiempo y costo del proyecto, valorando todo impactos positivo o negativo sobre los cambios en estas variables.

Finalmente, recuerda que cualquier cambio a las líneas de base del proyecto generará mayor complejidad e incertidumbre en el resultado final. Los tres elementos del Triángulo Maligno, Incertidumbre, Complejidad y Variabilidad, además de presentar reos importantes para el equipo de proyecto de forma individual, están interconectados y se vuelven mucho más retadores cuando se juntan, haciéndolos mucho más relevantes en el diseño de las acciones que debemos tomar para reducirlos al máximo.