¿Es posible contar con una gestión híbrida de proyectos?

Por Aura I Villagrana Gómez, MBA, PMP ®, Agile Coach

Desde hace algunos años se ha vivido un creciente interés en la adopción de contextos ágiles en las organizaciones, lo que ha llevado a dejar a un lado los enfoques predictivos para la gestión de proyectos ¿Será por qué ya no sirve llevar proyectos de esta manera? ¿El enfoque ágil era lo que realmente se estaba esperando? En mi experiencia, considero que no es así, como todo en la vida se requiere ir evolucionando e irse adaptando, para poder entregar con la debida generación de valor, con la calidad esperada y en un tiempo óptimo de entrega, las organizaciones deben ser capaces de aplicar las herramientas y métodos necesarios para poder lograr el objetivo, esto incluye inclusive integrar ambos contextos.

¿Pero de qué depende? ¿Cuándo debo usar? En la edición del Agile Practice Guide*, Project Management Institute Inc., 2017, muestra un modelo de como tomar la mejor decisión sobre el enfoque a llevar a cabo dependiendo del ambiente en el que se encuentre el proyecto.

Gráfico 2-5 Modelo de Incertidumbre y complejidad, inspirado en el modelo de complejidad de Stacey Project Management Institute, Agile Practice Guide, Project Management Institute Inc., 2017 Figura 2-5, Página 14

En el gráfico anterior, podemos visualizar como la certidumbre sobre los requerimientos del producto final y la técnica son determinantes en la toma de decisiones, adicionalmente agregaría, la cantidad de cambios esperados, donde un enfoque predictivo sería el ideal cuando las variables anteriores son más estables y no así con una incertidumbre, donde un enfoque ágil sería el idóneo.

Principales aspectos de un enfoque predictivo y uno ágil

El enfoque predictivo de gestión de proyectos ha tenido gran efectividad porque formaliza y da certeza en aspectos importantes tales como alcance, tiempo y costo, además de otros elementos (calidad, riesgos, comunicación, uso de recursos y abastecimientos) para llevar un mejor control de proyectos, sin embargo, este enfoque corría el riesgo perder de vista, la visión de negocio y poner al cliente en el centro. De ahí que, en la evolución de las mejores prácticas, se incluyó dentro de los procesos al involucramiento de los interesados o stakeholders que desde mi perspectiva, fue considerando a este elemento tan fundamental para que los proyectos no se centrarán tanto en el objetivo a alcanzar y que vieran más hacía quien debería entregarse ese producto, ya que principalmente se había privilegiado el uso de procesos y documentación, como un pilar para lograr los resultados.

En contraste fue tomando fuerza los contextos ágiles para gestión de proyectos, derivado de que está orientado al producto y no en un proyecto, de ahí que el trabajo de inicio, planeación ejecución e implementación, está enfocado a ir trabajando sobre el resultado, eso sí con un marco de referencia, con una serie de artefactos, roles y ceremonias, que facilitan la cadencia del trabajo requerido. Aunado a este marco de referencia es importante resaltar, que la adaptación y aprendizaje constante en un periodo corto de tiempo, como es el sprint o la iteración con la que suceden las cosas, ayuda a ir validando si nos vamos acercando a la visión esperada del producto o bien vamos corroborando que no es el camino correcto y aprender de los errores. Por otro lado, el integrar dentro del equipo principal de Scrum al negocio representado en el rol de Product Owner, pone al cliente en el centro, de todos aquellos stakeholders que están involucrados en el proyecto, además de las ceremonias de retrospectiva que cuya finalidad está orientada de ir demostrando el trabajo realizado por el equipo en términos de un producto que esté disponible para su uso. Este enfoque, de integración constante y de ver resultados en el corto plazo, desde mi punto de vista, disminuye la ansiedad de que la inversión que se esté realizando en el proyecto realmente está proporcionando los beneficios esperados.

Ahora ¿Cómo puedo combinarlos y desarrollar un proyecto con un enfoque híbrido? Considero que ambos contextos tienen gran valor, además de lo demostrado en la gráfica mostrada, podemos aplicar lo mejor de ambos mundos considerando diferentes escenarios, por que en algún momento del proyecto puedo estar en una situación de incertidumbre que requiere de un enfoque ágil y en otro en el que necesito dar certeza del trabajo a realizar; cito una situación en particular.

En aquellos casos en los que el proyecto requieran en una fase inicial entender bien las características, funcionalidades y/o requerimientos del producto, servicio y/o resultado final, la organización puede optar por un contexto ágil para poder entender y determinar el alcance del producto a realizar, mediante una serie de iteraciones para poder establecer la visión final de lo que se va a desarrollar, con esto en mente, se puede optar después por un enfoque predictivo derivado de la naturaleza del desarrollo, que no puede utilizar un enfoque de entregas en cada sprint, porque lleva una serie de procesos que es mejor tener una visión global de los entregables y actividades necesarias para poder cumplir, imaginemos tal vez la construcción de una casa, sería imposible empezar a trabajar y a construir y en un momento de algún sprint si el cliente decidiera cambiar porque la construcción no era lo que requería ¿Tiraríamos las paredes o cambiaríamos las estructura así de fácil? ¿Cuál sería el impacto de un cambio así? De ahí que enfocarnos primero en una serie de prototipos con un enfoque ágil al principio y tener la visión de la casa al final, permitiría después poder dimensionar el trabajo a realizar para el producto final y mostrar cómo se irá construyendo y las etapas a realizar.

La reflexión final sobre la combinación de ambos contextos en un enfoque híbrido es tener la sensibilidad de lo que requiere el negocio y como ir entregando valor, y no considerar que una metodología es mejor a la otra, es momento de ir adaptando nuestras prácticas para asegurar el cumplir con el objetivo del proyecto, recordemos en no caer en la analogía de un martillo para que no todo parezca un clavo.