Descubre estos 6 pasos para la Gestión de Riesgos en los Proyectos.
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Por: Arq. Ricardo Toledo, PMP, CSM
La práctica de proyectos por su propia naturaleza implica planear actividades que se desarrollarán en el futuro y por consiguiente están cargadas de incertidumbre. Y aunque no hay manera de predecir el futuro, si hay manera de prepararnos para ciertas eventualidades que podrían suceder, basados en la experiencia de proyectos anteriores.
Cuando planeamos un proyecto rara vez nos preparamos para las eventualidades más allá de agregar “colchones” en tiempo y costo para las actividades. Sin embargo, esta práctica es ineficiente, poco justificable y mal administrada. La manera correcta de hacerlo es a través de una Gestión de Riesgos integrada a los procesos de planeación y control de nuestros proyectos.
Una de las principales finalidades de la gestión de riesgos es que logremos que las cosas buenas pasen (materializar las oportunidades), beneficiando así al proyecto, también nos ayuda a estar preparados de manera proactiva ante las amenazas con las que nos podemos enfrentar.
De acuerdo al PMBOK 5ta edición, la definición de riesgo es: “Un evento o condición que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto”. Para poder prepararnos a estos eventos futuros, la metodología del PMI nos propone dentro del PMBOK 5ta edición y en la Practica Estándar para la Gestión de Riesgos del Proyecto un conjunto de procesos que a continuación describimos:
- Planificar la Gestión de Riesgos Aquí es donde plasmamos y describimos las actividades relacionadas a los riesgos del proyecto que vamos a realizar, la periodicidad, las tolerancias, las técnicas y herramientas, roles y responsabilidades, que utilizaremos a lo largo de la gestión de riesgos.
- Identificar Riesgos En este proceso generamos una lista amplia e incluyente con los riesgos que identifiquemos (amenazas y oportunidades), registrándolos en el formato Causa-Riesgo-Efecto que nos permitirá dejar más clara la información para su posterior análisis. Para lograr una amplia y efectiva identificación, nos podemos apoyar de diferentes técnicas y herramientas como el registro de riesgos.
- Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos Implica que se evalúe la información que se tiene de cada riesgo para identificar si el entendimiento es claro y así reducir un sesgo cognitivo en la información, además junto con los miembros del equipo y los stakeholders, se realiza una estimación de la probabilidad e impacto de cada riesgo registrado, de acuerdo a la escala definida, esto nos permite priorizar los riesgos además de calcular la puntuación de riesgo del Proyecto.
- Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos En este proceso se analizan matemáticamente los efectos que pueden tener los riesgos prioritarios sobre los objetivos establecidos para el proyecto. Este proceso no siempre se tiene que llevar a cabo, esto depende de las restricciones del proyecto y a la falta de datos para poder realizar los modelos adecuados para el análisis. Cuando la información disponible lo permite, podemos realizar estudios probabilísticos con herramientas como el sistema Montecarlo.
- Planificar la Respuestas a Riesgos Aquí es donde desarrollamos las opciones con las cuales podemos atacar los riesgos identificados y beneficiar al proyecto aumentando las oportunidades y reduciendo las amenazas. En este proceso, también, generamos los planes de contingencia, los cuales nos ayudan actuar de manera más eficiente ante incidentes o amenazas materializadas previamente identificadas. El objetivo es mitigar, trasladar o eliminar los riesgos y potenciar las oportunidades.
- Monitoreo y Control de Riesgos Continuamente debemos revisar y reevaluar los riesgos identificados, así como monitorear la efectividad de las respuestas y del plan de gestión de riesgos. Algunos riesgos quedan nulificados y nuevos riesgos aparecen.
Cuando planeamos un proyecto verificamos el alcance, las actividades, los recursos, el tiempo y los costos requeridos para ejecutar el trabajo y alcanzar los objetivos que le dieron origen. El hecho de incorporar un plan de gestión de riesgos implica que con la información recabada, analizada y generada se actualice nuestra planeación.
Para poder llevar a cabo una efectiva y satisfactoria gestión de riesgos es necesario que tengamos en cuenta los siguientes factores críticos:
- Reconocer el valor que tiene la Gestión de Riesgos. Lograr que la organización y los stakeholders del proyecto reconozcan el verdadero valor que tiene.
- Compromiso y Responsabilidad Individual. Cada stakeholder y miembro del equipo debe aceptar la responsabilidad de llevar a cabo actividades que estén relacionadas con los riesgos del proyecto.
- Una comunicación Abierta y Honesta. Durante la comunicación de los riesgos, la verdad y la credibilidad son nuestros mejores aliados.
- Compromiso por parte de la organización. Es necesario tener el compromiso de la organización, además de que la gestión de riesgos debe estar alineada a los objetivos y metas que persigue la organización.
- Ajustar el esfuerzo que será invertido en la gestión de riesgos. El esfuerzo que se realizará para llevar a cabo la gestión de riesgos debe ir acorde a la complejidad, prioridad del proyecto y restricciones de la organización.
- Integrar con la Administración del proyecto. La gestión de riesgos no puede ser algo independiente ya que requiere que se lleven a cabo otros de los procesos que propone el PMI para administración de proyectos.
También para asegurarnos de la efectividad de la gestión de riesgos, es necesario que, se mantengan monitoreadas las acciones de respuesta a riesgos, y que la identificación y análisis de riesgos se lleve a cabo de manera periódica a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
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