La Oficina de Dirección de Proyectos, cuerpo de una entidad con varias responsabilidades

Por: Ricardo Toledo, PMP, CSM , Gerente de Consultoría en Alpha Consultoría, Vicepresidente de Desarrollo Profesional del PMI Capítulo México

De acuerdo al Project Management Institute, una oficina de dirección de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de dirección de proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos, hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

En términos más coloquiales, una PMO (Project Management Office) es una estructura orgánica, compuesta por personas expertas en la dirección de proyectos que brinda soporte y dirección a la práctica de proyectos de una organización.

Es importante mencionar que el PMI, no tiene un estándar definido (como el PMBoK u otros estándares) para lo que debe ser una PMO, sin embargo en los últimos años ha desarrollado mucha investigación al respecto que ha puesto al alcance de la comunidad a través de diferentes documentos. Es probable que a mediano plazo, finalmente se emita un estándar de lo que debería ser una PMO de acuerdo a las mejores prácticas internacionales.

Una PMO puede tener diferentes usos para la organización dependiendo de sus necesidades, puede ser orientada para controlar un proyecto de gran alcance e impacto en la organización, puede dedicarse a controlar un conjunto específico de proyectos y programas estratégicos, o bien, puede dedicarse a mantener la alineación del portafolio de proyectos de la organización con los objetivos estratégicos del negocio.

En los tres casos arriba mencionados, desempeñan funciones similares con algunas diferencias significativas, a las que están “a nivel cancha” es decir que apoyan algún proyecto o programa específico se les denomina PMOs Operativas. A las PMOs que gobiernan una serie de proyectos estratégicos se les llama PMOs Tácticas, y a las que están manteniendo la alineación del portafolio se les conoce como PMOs Estratégicas.

A partir de definir la orientación de la PMO que requiere una organización, se definen los servicios y funciones que desarrollará y su plan de crecimiento a corto, mediano y largo plazo. Una PMO operativa puede evolucionar, una vez que se concluye el proyecto o programa al cual está dedicada para convertirse en una PMO Estratégica, cambiando sus estatutos y su mezcla de servicios y funciones.

Alpha Consultoría se ha mantenido a la vanguardia en los servicios de apoyo para PMOs en México, ayudando a diversas organizaciones a constituir sus propias Oficinas de Dirección de Proyectos, y lo hemos logrado a través de la participación en diferentes foros nacionales e internacionales en los que nos proveen de experiencias y mejores prácticas.

A continuación enlisto algunas organizaciones con las que Alpha Consultoría ha colaborado con servicios de consultoría para crear, apoyar y desarrollar sus PMOs: